Kỹ năng giao tiếp qua email, thư điện tử hiệu quả

Tôi nhận thấy kỹ năng giao tiếp qua email, thư điện tử là một cách rất tốt để giao tiếp – trong một số trường hợp. Đó là khi bạn cần nhanh chóng gửi đi sự xác nhận để sắp xếp một việc hoặc trích dẫn một tác phẩm và ngay lập tức nhận được phản hồi với tốc độ nhanh như đạn bắn, đó là một cách rất hiệu quả.

Tuy nhiên, đừng lạm dụng quá điều đó và hãy cẩn thận, nếu không thông điệp ẩn chứa hiểm họa sẽ quay lại tấn công bạn giống như một chiếc boomerang (một loại binh khí khi ném lên không trung có thể quay trở lại người ném) nện vào sau gáy.

Nhân viên truyền thông của Chính phủ Jo Moore đã nhận ra bài học này với việc bản thân phải trả giá khi trong vòng một giờ lúc chiếc máy bay thứ hai tấn công tòa tháp đôi ở New York vào ngày 11 tháng 9 năm 2001, cô đã gửi đi một email đưa ra ý kiến đây là một thời điểm tốt để chôn vùi những tin tức tồi tệ của Chính phủ Mỹ.

Sau đó, cô phải xin lỗi về những hành động của mình, tầm quan trọng về thời điểm đã khiến cô có vẻ nhẫn tâm và tính toán. Các phương tiện truyền thông được dịp lên tiếng chỉ trích, cho rằng cô là người gây ra rắc rối cho ông chủ của mình, đã công kích Bộ trưởng Bộ Giao thông Mỹ, Stephen Byer.

Năm tháng sau, báo chí vẫn bình luận ầm ầm về email hồi tháng chín, thậm chí còn om sòm hơn về những email của Bộ Giao thông. Các bài viết trên báo cho rằng cô Moore đã bị khiển trách trong một email mới dự định để giảm nhẹ việc bị chỉ trích vào ngày tang lễ em gái của Nữ hoàng Anh, công chúa Margaret.

Giữa lúc đó, Chính phủ phủ nhận sự việc, đồng nghiệp của Moore, Martin Sixmith từ chối nhận trách nhiệm và tiếp tục giữ email đã được viết. Không lâu sau đó, sự nghiệp của cả Stephen Byer và Jo Moore đều bị hủy hoại bởi email. Những bức thư báo nội bộ đã trở thành tiêu đề báo chí, đài phát thanh, truyền hình.

Tôi đã từng thấy việc giao tiếp qua email mà những người đàn ông và phụ nữ nên cảm thấy xấu hổ. Tôi đã thấy email của Giám đốc một công ty internet trả lời một lời phê bình nào đó, bắt đầu với “Tùy thuộc vào bạn”. Tôi cho là người gửi hơi bực mình khi viết email này. Tôi tự hỏi không biết anh ta sẽ cảm thấy thế nào khi đọc lại nó một tháng sau.

Một lần tôi gửi đi bức thông điệp dài giải thích tại sao tôi thất vọng vì cách cư xử của một đồng nghiệp trong công ty liên kết đã đối xử với một nhân viên của tôi. Trong khi chỉ ra sự thất vọng của mình, tôi đã yêu cầu tất cả chúng tôi cùng nỗ lực để đảm bảo dự án thành công. Đáp lại thông điệp dài 300 từ của tôi là thông điệp chỉ vỏn vẹn vài từ: “Đã lưu ý không rõ ràng”.

Thư ký của tôi đủ khôn ngoan để ngăn chặn những nội dung có thể khiến tôi nổi giận kinh khủng hơn. Thực tế, người gửi email đã không khôn ngoan khi sao chép lại câu trả lời cho ông chủ của mình. Trong vòng một giờ, người gửi email đã gọi điện xin lỗi vì “khiếu hài hước” nhầm chỗ của mình.

Một bài học nhỏ ở đây là:

Thứ nhất, những từ ngữ ở đây đã không truyền tải được “khiếu hài hước” giống như một cái nháy mắt, cười gượng hay là một giọng nói ranh mãnh.

Thứ hai, anh ta có thể nghĩ rằng phản ứng nhanh như chớp của mình khôn ngoan nhưng ông chủ của anh ta và tôi lại không nghĩ như vậy.

Rắc rối là email được gửi đi nhanh hơn suy nghĩ của bộ não chúng ta và đôi khi nhanh hơn cả máy tính. Đó là lý do tôi luôn tránh trả lời trực tuyến một thông điệp cần sự tế nhị. Tôi cần chắc chắn rằng câu trả lời của mình đã thực sự hoàn thiện, rồi mới gửi nó đi.

Kể từ khi người Ai Cập tạo ra giấy viết từ cói, con người đã có thể nói những điều mà họ phải gặp trực tiếp. Email là phương tiện giao tiếp phổ biến ngày nay. Tuy nhiên, thay vì ngẫm nghĩ nội dung trên đường tới bưu điện, chúng ta chỉ cần nhấn chuột để gửi đi những suy nghĩ của mình.

Tất cả chúng ta cần hiểu rằng bất kỳ email nào chúng ta gửi đi với chủ đề nào đó cũng có thể kết thúc trên trang nhất của một tờ báo nếu nó gửi sai địa chỉ hoặc nếu người nhận gửi nó cho các phương tiện truyền thông.

Tôi vừa nhớ lại mức độ nguy hại của những từ ngữ thô lỗ. Khách hàng đã ủy nhiệm cho chúng tôi thành lập một đội truyền thông để thử nghiệm kỹ năng giao tiếp của tất cả các đại lý liên quan. Khách hàng hài lòng với phần kết luận, bao gồm sự phê bình và khuyên nhủ. Họ đã có báo cáo viết của chúng tôi nhưng cuối cùng một số người đã phản ứng không tốt và nói với chúng tôi điều họ nghĩ.

Chúng tôi đã quyết định trong vòng tiếp theo sẽ trình bày phần tổng kết bằng một video để những quan điểm có thể được nhìn thấy, nghe thấy, nói lên. Năm sau, video đã trở thành một phương pháp giải quyết vấn đề. Thay vì phê bình chỉ bằng vài từ, video giống như một cuộc họp trực tiếp.

Dù viết báo cáo hay email, hãy chắc rằng bạn có thể biện minh cho những gì mình viết, trước khi một người nào đó hỏi bạn. Bởi vì tất cả những phương tiện giao tiếp có tốc độ của một viên đạn. Hãy tránh việc bạn là người bị bắn.

Tất nhiên, với tin nhắn cũng như vậy, cậu con trai tuổi học trò của bạn tôi đã hẹn hò với hai cô gái cùng một lúc. Hai cô gái đó cũng biết nhau nhưng không biết việc cậu chàng đang bắt cá hai tay. Vì vậy cậu con trai khi mời cô gái thứ nhất đi xem phim, cậu ta đã thô lỗ thêm vào tin nhắn của mình: Đừng nói với cô gái thứ hai kia!

Đáng lẽ bí mật của cậu ta được giữ kín nhưng vì thực tế cậu ta đang kéo thanh trượt danh sách địa chỉ và vì từ cuối cùng của tin nhắn là tên cô gái thứ hai nên cậu đã nhầm lẫn gửi tin nhắn cho cô gái thứ hai.

Không cần phải nói, cô bạn gái lâu năm của cô gái thứ hai đã trả lời rằng cậu ta đã gửi tin nhắn đến nhầm người. Chúng ta chỉ có thể suy đoán rằng tổn hại gây ra bởi tin nhắn cụ thể này giống như là một chiếc boomerang hơn là một viên đạn.

Tóm lại, chúng ta cần lưu ý những điều sau:

  • Email được truyền đi với tốc độ của những viên đạn, vì vậy hãy chắc chắn về điều bạn nói trước khi “bóp cò”.
  • Ngôn ngữ đối thoại khiến bài diễn thuyết hoặc trình bày trở nên dễ hiểu hơn.
  • Tất cả chúng ta đều có văn phong của riêng mình, vì vậy, đừng ngại ngùng vì những thứ thuộc về bạn.
Kỹ năng giao tiếp qua email, thư điện tử hiệu quả
Đánh giá bài viết
Chia sẻ nếu bạn thấy có ích

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *